記録の残り方が便利過ぎて依存間違いなしの
「googleドキュメント」
活用できると会社全体の行動力、遂行力に大きな影響が！
前回はgoogle版のエクセルである「googleスプレッドシートをぜひ使ってみて！」と紹介させて頂きましたが、今回はgoogle版のワードである「googleドキュメント」を紹介します。
「googleドキュメント」はGmailとネット環境があれば無料で使えちゃいます！
googleドキュメント（作成したデータはgoogleドライブに保存される）
「googleスプレッドシート」と同様「共有」と「共同編集」が可能です。
この「共有」と「共同編集」がワードとの大きな違いでもあり、めちゃくちゃ作業効率アップして生産性をあげることができるポイントでもあります！
「共有」とは、誰かのドライブにある同じ資料を「みんなで」「同時に」開けるという機能です。
それぞれが好きなタイミングで開くことが可能です。
資料の共有はURLを教えれば完了です。
資料を開くときはURLのリンクをワンクリックするだけ！
これだけでものすごく便利になります。
「共同編集」とは、みんなで同時に開ける資料に、みんなで同時に入力・編集作業ができる機能です。
それぞれが好きなタイミングで入力・編集が可能です。
例えば、Aさん・Bさん・Cさんが３人でGoogleドキュメントを共有しているとしましょう。
３人で同時に同じGoogleドキュメントを開き、Aさんは1ページ目、Bさんは2ページ目、Cさんは３ページ目と分担を決めて、
同時に書き込みをしたとしたらどうなるか？
３ページ全部書き込んだ瞬間に共有され、３人とも自分の書き込んだ内容だけでなく、
他の２人が書き込んだ内容もリアルタイムでみれちゃいます。
クラウド共有なのでネットがあれば場所は問いませんので誰がどこにいようが問題なし！
このような共有での共同作業は
仕事の書類を共同作成したり、一緒に内容確認する時にすごく便利です！！
いつでもどこでも誰でも自由に作業できるし、一番最後に作業した人の内容が自動保存されるからデータは常に最新。
もし、誰かが間違ってデータをおかしくしちゃっても大丈夫！
いつでも希望する元の状態に復元できます。
社内、社外関係なくワンクリックで同じ資料が開ける！
みんながいつでも自由に作業ができる！
誰がいつ見てもデータは常に最新！！
保存状態も問題なし！！
そして、「最新の文書記録が共有される」ということは、間違いなく情報が伝わる・確認できるということであり、
- 「知らない」「聞いてない」はなくなります。
- 認識の間違いがなくなります。
- 言いっぱなしがなくなります。
- いつ、どこで、何をするかが明白になります。
繰り返しになりますが
１つの記録（情報）をリアルタイムでみんなで更新し、常に最新の情報を共有する。
これが出来ているのと出来ていないのでは会社全体の行動力、遂行力に大きな差がでます！
（この点については次回、具体例も添えてお伝えします）
そんな劇的な変化を期待できる「Googleドキュメント」ものは試しですので実際にどんなもんか実際に触れてみましょう！
「Googleドキュメント」を開く手順になります。
- ネットで「Googleドライブ」と検索
- 検索結果から「Google ドライブ: ログイン」をクリック
- Googleアカウントをお持ちの方はGmailとパスワードを入力してログイン
（Googleアカウントがない場合はこの時に作成できます） - ログインすると「マイドライブ」が表示されます
- マイドライブ 左上にある「新規」をクリックして「googleドキュメント」をクリックすればOK!
さて、googleドキュメントの準備はできましたでしょうか？
うまくいかない場合はお気軽に伊藤までお問い合わせください。
正しくgoogleドキュメントができるところまでお手伝いさせて頂きます。
ぜひともおすすめしたい「googleドキュメント」の活用方法があります。
会議の議事録です！
会議の議事録として「googleドキュメント」を使うと、議題の理解と進み具合が紙の議事録と比べて段違いに変わってきます！
具体的にはどういうことなのか？この続きは次回お伝えしたいと思います。
2022年10月20日
2024年9月27日改訂
こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。