第14回 「googleドライブ」を活用すること

業務をDX化できる環境を作るのに費用やITの知識はいりません。

「googleドライブ」を活用することで、データ紛失、漏洩も防ぐデータ管理のDX化が難しい設定は一切不要でできます。

こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。

今回も、エースラボ「簡単シンプルDX」で活用中の
無料かつ簡単に実践できる業務DX化環境作りについて触れていきたいと思います。

前回は、googleが提供している無料ツール
・googleドライブ(クラウドデータサービス)
・googleスプレッドシート(表計算)
・googleドキュメント(文書作成)
この3つがあれば業務をDX化することが可能であるという事と、
これらを無料で使える様にするために「googleアカウント」を作成しましょう。
という事をお伝えしました。

今回は、紹介した無料ツールの1つ
「googleドライブ」(クラウドサービス)
について詳しくお話したいと思います。

「googleドライブ」とは、いわゆるgoogleのクラウドサービスで、
様々なデータを15GBまで無料でデータをオンラインであるクラウド上に保存できます。

エクセルで作った売上実績データも、
ワードで作った契約書も、
PDFで保存している領収書も、
業務で使われているデータは全て
マウスでドロップ&ドラックするだけで、クラウド保存ができちゃいます!
難しい手順は一切不要です。

エースラボ「簡単シンプルDX」では、これまで全国の多種多様な業種の
中小企業様の業務の見直しに携わり、延べ90件以上の業務を
DX化(デジタル化によるローコストで爆発的な業務改善)してきましたが、
お客様とのデータの共有は全てこのgoogleドライブにて行っております。

画像:googleドライブの画面


データをクラウド保存することで、データ管理業務自体が
楽に・便利に・安全になるという様々なメリットがあります。

まず、データの管理が分かりやすく楽ちんになります。
例えば、
「データ保存先が複雑なってしまってていて、欲しい資料が見つからない」
「データ管理ができていなくてどこに何のデータがあるのか把握できてない」
など、データ関連で一苦労した経験はございませんか?

googleドライブにまとめてデータを上げておけば
1つのまとまった場所(クラウド)にデータが保存されますので
「データが見つからない」というトラブルはなくなります。
また、ネット検索の様な感じで、ファイル名検索で資料を探すことができるので
どこのフォルダにあるかなど関係なく、ものの数秒で探せるようになり、
データ検索に手間取るという時間の無駄はゼロになります!

データの重複(ダブり、類似データファイルの発生)の排除にも効果的です
データの重複でよく見かける「ダブり」は、本来は1つ作成すればいいデータを2つも3つも作ってしまっているというケースで、作業に倍以上の余計な時間を費やしている可能性があり非常に非効率です。

類似データファイルの発生も、よく見かける業務非効率の原因の1つです。
エクセルファイルのコピーや、メールからのエクセルファイルのダウンロードなどを繰り返した結果、気づけばPC上に似た様なデータファイルが複数あって混乱したことはございませんでしょうか?

これは「正しい最新データ」がどれか分からずデータの確認、共有に手間取ってしまい、
業務の進行に時間と手間を無駄に発生させているケースが非常に多いです。
更に、お互いに認識しているデータが違っていたのが原因で、
場合によっては業務に支障をきたす事もあります。

googleドライブにてデータを全員で共有することで、
同じ1つのデータ資料を一緒に見て、一緒に編集(共同編集)できる様になります。
これにより非効率でしかないデータの重複(ダブり、類似データ)をなくすだけでなく、
常に「正しい最新データ」が全員同時にいつでも確認できるようになり、
作業効率が非常に良い環境になります。

データのクラウド化はデータ紛失や漏洩を防ぐセキュリティ面でも強化されます。
データは全てクラウドに保存され、USBメモリにもPCにもデータ保存されないので、
(物理的な)データ持ち出しによる紛失や漏洩のリスクは皆無となります。

このように「googleドライブ」に社内の業務資料(データ)を保存することで
・「データ探す」という仕事全体の生産性低下を招く無駄な時間はカット!
・すぐに「正しいデータ」を確認できるので作業効率が劇的に向上!
・データは持ち出せないのでデータ紛失・漏洩に対するセキュリティ面も強化!
という環境になり、
データ管理のDX化が自動的にできるようになります!
しかも、メールアドレス1つあればできちゃいます!
難しい設定も要りません!

「googleドライブ」はネット環境があれば誰でも使えます。
業種も問いません。
無料で使えるのは15GBまでと、無料で使える容量の制限がありますが、
エクセルやワードサイズの資料ならいくら入れても容量がいっぱいになることはまずありません。
(ただし、画像や動画を大量に入れるとすぐに容量いっぱいになってしまうのでその点はご注意ください。)
また、スマホからでもデータアクセスできますので場所関係なくいつでも見たいデータを見れる環境にもなります。

「googleドライブ」の基本的な使い方に関しては
分かりやすく解説してくれているWebサイトがありますのでご紹介いたします。
こちらを参照頂ければと思います。

【初心者向け】Google ドライブの使い方を解説!スマホアプリ版の使い方も
https://www.yoshidumi.co.jp/collaboration-lab/how-to-google-drive

次回はgoogleドライブについてもう少し詳しく踏み込み、
googleドライブを利用開始して間もない時期にハマってしまいがちな
・社員のGmail(googleアカウント)の確認と管理
・共有設定の見方、分け方
についての詳細説明と解決方法をご紹介したいと思います。


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