手間がかかるデータの集計・分析業務を完全自動化！！
作業不要の仕組みが作れる「googleフォーム」
こんにちは。エースラボ「出張DX課長」の伊藤です。
前回、日報などの報告業務を「googleフォーム」に変えることで時間と手間を大幅に減らせるという点と、
実際に「googleフォーム」で業務を始める方法をお伝えいたしました。
今回は「googleフォーム」で集めたデータを自動で集計・分析する仕組みを作り、
データ活用も自動化させるというお話を事例も交えながらお届けします。
毎日の売上実績、訪問件数や成約件数、製品生産量などなど・・。
会目標を達成するために必要不可欠で重要なデータを日々管理されているかと思います。
その御社にとって重要なデータの管理、「googleフォーム」を用いることで
業種問わず簡単に自動化することが可能です。
・毎日データが自動でたまる
・自動でデータの集計、分析までしてくれる
という、重要なデータを手間暇かけずに自動管理できる環境がすぐに出来上がります。
これによりデータ集計にかかる時間と人手を無くすことができます。
データはいつも最新です！ 計算ミスもおこりません！
この仕組みは１度作ってしまえばずっと使えます。
実際にどうやってデータ管理の自動化を行うかといいますと、
「googleフォーム」と「スプレッドシート」との連動です。
「googleフォーム」には回答データをスプレッドシートに自動転送できる機能が始めから備わっております。（設定自体はすごく簡単で、マウスクリック２回でできちゃいます。）
「googleフォーム」で数字報告を行うフォームを作成し、この機能（スプレッドシートへの自動転送）を利用するだけで
- 「googleフォーム」で数値データを送信
- ⇩
- 自動でスプレッドシートに数値データがたまる
- ⇩
- スプレッドシートで数値データの自動集計・分析を行う（しかも勝手に更新してくれる）
という流れを簡単に作ることができます。
ある家具店での事例を紹介します。
この家具店では「接客件数」や「成約率」、「成約金額」などの重要なデータを業務日報にて毎日収集しています。
当時は紙で業務日報を運用しており、回収管理だけでも毎日30分かかっていました。
数字の集計・分析も大変な手間で、毎月2日かけてデータ集計・分析を手作業で行っていました。
計算ミスなんかも度々発生しその都度余計な時間がかかったりと、とても効率的な働き方とは言えない状態でした。
データを店舗運用に上手に活用しきれていない課題も発生していました。
そんな業務日報の管理を「googleフォーム」に変更。
「スプレッドシート」との連動機能も活用し
・実績データは毎日勝手にたまる
・スプレッドシートが自動で実績数字の集計・分析をしてくれる
という仕組みに変更。
以前は苦労して業務日報の管理、データ集計を行っていましたが、全て自動化される仕組みを構築したことで業務自体が不要になりました。
データの分析や活用の自由度も上がり生産性が向上。店舗の質と業績向上に繋がる結果となりました。
参考画像：「googleフォーム」の回答内容をスプレッドシートに自動転記
スプレッドシートで集めた回答データに関数（計算式）を用いることで、
例えば「日毎の売上実績が分かる集計表を作りたい」など、自分で好きなように
自動集計・分析をする「仕組み」を作ることができます。
参考画像：「Googleフォーム」の回答データから月毎の実績値を自動集計
最初だけスプレッドシートで作表するという手間はありますが、最初の１回だけです。
１度作ってしまえばずっと使える仕組みになります。
会社規模も業種は関係なく活用できますので、無料でできるＤＸ化の１つとして
ぜひともおすすめしたい手法です。
事例で登場した「googleフォーム」から「スプレッドシート」に
回答データの自動転送機能を使う方法は非常に簡単で、わずか２クリックで完了します。
- 「googleフォーム」の上メニューにある「回答」をクリック
- 「スプレッドシートにリンク」をクリック
さて、この後は実際にスプレッドシート上で回答データの自動集計・分析の設定を行うのですが、これには関数の知識が必要になってきます。
関数の知識をお持ちの方は問題ございませんが、「関数はよく分からない」という方にとっては難しい課題になってしまうかと思います。
この問題を解消するため、私から２通りの解決策を提案いたします。
解決案①：社内の関数が詳しい方がいれば相談する
社内の関数に詳しい方に本記事を読んでもらい、ご相談してみてください。
「googleフォーム」の内容と目的をお伝えいただければ、問題なくスプレッドシート上に集計・分析を実施する関数を設定していただけるかと思います。
解決案②：無料で伊藤に依頼する
私伊藤が展開する「出張ＤＸ課長」ではＤＸお試し無料体験を実施中です。
その無料ＤＸ体験に申し込むという形で、伊藤に直接作成のご依頼をください。
「googleフォーム」と「スプレッドシート」を用いて、ご希望にそった回答データの収集、データ集計・分析の仕組みを無料で構築させていただきます。
完成品はそのまま納品させていただきますので実際の業務にご活用ください。
もちろん、
- 社内でやってみたけどいまいち上手くいかなかった。
- 自分でやること自体が手間なので依頼したい。
という方も大歓迎です！どなたでもお気軽にご相談ください。
◆メールでのご相談 ・・メールアドレス： akira.ito@ace-united.co.jp
◆お電話での連絡・・電話番号：090-7522-9913
※メール、お電話の際は「エースラボの記事を読んでのgoogleフォーム作成相談の旨」をお伝え頂ければと思います。
2023年6月23日
2025年2月28日 改訂
回答データを自動収集しているスプレッドシート内に新しい空白のシートを追加し、
そこへ目的にそった関数（回答データからの条件抽出（または計算））を設定します。
例えば、氏名や取引先名など、特定のキーワードで絞るには「filter関数」を、
条件を絞って数値計算をしたい場合は「sumifs関数」などを用います。