第8回　 簡単シンプルDX

こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
これまで、DX（デジタル化によるローコストで爆発的な業務改善）に対して・・
　・関心はあるけど実行に移せていない
　・検討はしたけど「検討」で終わってしまった
　・そもそも何から手を付けていいかわからない
　・正直めんどくさい
などと思っている（思った事がある）あなたに朗報です！
今回は、DXをするならば「先ずはここからやってみて！！」というお話です。
DXはいきなり社内の業務全体を変える必要はありません。
（一気に全体を変えようとしても上手くいきません）
「できる所」から手を付けていき、先ずは部分的に小さな改善を行い、そこから広げていくのがDXを成功させる良い方法になります。

「『できる所から』と言われても、何から手をつけたらいいの？」と思った方もいらっしゃるとは思いますが、実は見つけるのはすごく簡単です。
まずは、紙で運用している資料に目をつけてみましょう！
そうです、何から手をつけるのかと言いますと、
紙で運用（手書き作業）している資料の「デジタル化」です。

ここでいう「デジタル化」とは、高価で複雑なシステムを導入することではなく、
「googleスプレッドシートを用いて、PC上での表管理に変えてデータ入力と
共有するやり方に変更しましょう」という意味です。
紙資料をデジタル化の例として、
　・電卓で計算して手書きしていた売上記録を、スプレッドシート化（計算表で管理）
　・手書きの日報（報告書）をwebページでの入力に変更し、日報の記録を自動集計する
などがあります。

この紙資料のデジタル化は、分かりやすい形で劇的に業務効率が改善します！
売上集計作業に毎日30分かかっていたのが、５分で済むようになった事例もあります。
（この事例はこの後に紹介させていただきます）
しかも、この改善（紙資料のデジタル化）は業種を問いません。
どんな業種でも劇的な効率化ができちゃいます！

まずは、あなたの周りに紙で管理している資料があるか？
ある場合はいくつあるのか？を確認してみてください。
いかがでしょうか？紙で管理している資料は見つかりましたでしょうか？
もし、紙で管理している資料が１つでもあるのであれば少しの手間をかけるだけで、
時間と経費を削減し、利益につながる分かりやすい改善が簡単にできるチャンスです！

紙資料のデジタル化をすすめる理由をもう少し深く掘り下げると以下の２つになります。
➀ 分かりやすくて高い効率改善効果が期待できる
② 資料作成が簡単

【 ➀ 分かりやすくて高い効率改善効果が期待できる 】
これまで複数社の業務改善を行い、たくさんの効率化資料を作成・提供してきましたが、これまでの経験や事例を振り返ってみても、紙からデジタル化への変更は業務の時間短縮・正確性・生産性などの改善効果が分かりやすくでてました。

最も分かりやすい効果は、劇的な作業時間の短縮です。

時間短縮によって確実に手間は省かれるのはもちろんのこと、利益の向上につながります。
ある雑貨店での事例を関単にご紹介します。
この店舗では日計表（毎日の店舗売上を記録する表）をもちいて毎日の売上を記録しているのですが、以前は電卓で売上計算して紙に手書きしていました。それをスプレッドシート（表計算）へのデータ入力に変更し、売上集計も（関数を使って）自動計算できるようにした結果、毎日30分かかっていた売上集計作業が5分で終わる様になりました！
上記の事例では毎日25分の作業時間短縮を実現させました。
ということは、月（30日換算）で計算すると
25分　×　30日　＝750分　＝12時間30分
12時間30分もの時間短縮を実現！
その空いた時間で何ができるでしょうか？
できていなかった業務や、じっくり取り組みたい業務などを行う事ができるでしょう。

作業時間の短縮はどこでも発生している「時間が足りない」というよくある問題を
解決させることが可能になります。
それだけではありません。上記事例店舗での売上の計算業務はパートさんが行っていたのですが、仮にパートさんの時給を1,000円とした場合。
1,000円 × 12時間30分 ＝ 12,500円
つまり、電卓叩いて数字を記入する作業に毎月12,500円かかっていたという計算になり、
その金額分の作業コストを効率化によってカットさせたという事になります。

これらのメリット（12時間30の時間短縮と12,500円の作業コスト削減）に対して、例えば
・勤務時間を減らす（＝経費の削減）
・別の業務をやってもらう（＝作業効率の向上）
などの選択ができるようになったので、生産性と利益の向上が具体的に見えました。
さらに、今まで出来ていなかった売上結果の動向や分析も出来るようになり、
実績値を用いて店舗戦略を行うことが可能になりました！
今回紹介した雑貨店の事例をもっと詳しく紹介している資料がありますのでぜひとも目を通して頂き、「具体的に何をしてどうなったのか？」をぜひご確認ください。

雑貨店の事例詳細はこちら

【 ② 資料作成が簡単 】
資料作成が簡単なんて言われても、「いやいや簡単ではないでしょう！」と思った方も多いかもしれません。なぜ簡単だと言えるのか？と言いますと・・既に紙の資料があるから。
おそらく、紙資料は白紙の状態ではなく何らかの表になっているかと思います。ということは、項目内容や記入箇所を示した「表の構成」は既にあるので、０から構成を考える必要もありません。
極端な話、エクセルを印刷して手書きしているなら
「印刷しないでエクセルに直接データ入れてしまえ！」という話でもあります。
実際は
　・その表をどの様に管理するか？
　・どのようにして継続的に使える資料にするべきか？
　・どの様にデータを共有するか？
などの、考えるべきポイントはいくつかありますが、表の構成があるのであれば、
デジタル化するための資料は初めからほぼ出来ている！といっても過言ではありません。
なので、紙資料のデジタル化のスタート自体は、項目の構成が既にあるので手を付けやすいと言えます。

イメージ画像（売上記録を紙からデジタル化する例）

現に、エースラボでもお客様から頂いた紙資料の構成を元にデジタル化するパターンが
ほとんであり、作成自体もモデルがあるのでスムーズに作成できてます。

もし紙管理の資料があるのであれば、ぜひともこの機会にデジタル化をおすすめします！
とりあえずはgoogleスプレッドシートを使って紙の表をシート化してみてください。
googleスプレッドシートの扱いが難しい場合はエクセルを使用してもOKです。

紙からデジタルへの対象資料が、売上などを集計するものの場合は四則演算の「SUM関数」ができれば直ぐに使える形になります。
表計算が分かるスタッフがいらっしゃる場合は、「この紙管理の資料をスプレッドシートにしてそっちで管理できる？」と依頼すれば問題なくやってもらえるかと思いますよ！

とは言うものの、「難しい」「分からない箇所がある」など悩んでしまう場合は
無料相談を受付しておりますのでエースラボの伊藤までお気軽にご相談ください。
紙資料のデジタル化のお悩みにお応えいたします！

今回は数字管理関係の資料を前提とした内容でしたが、次回は日報（報告書）などの文書資料のデジタル化について、「googleフォーム」というgoogleが提供するwebで入力できるアプリを用いて詳しく説明したいと思います！