業種も職種も問わず実践できる簡単シンプルDXを実践してみましょう！
〇〇は手が付けやすく高い効果がでやすい！？
こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
今回はDX（デジタル化によるローコストで爆発的な業務改善）をするならば
「まずはここからやってみて！！」というお話です。
- 検討はしたけどそこで終わってしまった
- そもそも何から手を付けていいかわからない
- 仕事のやり方が変わると社内から反論がくる
そんなあなたに朗報です！
「できる所」から手を付けていき、まずは部分的な小さな改善を行い、
そこから広げていくのがDXを成功させるためのよい方法になります。
とは言え、具体的に何から手をつけたらいいのでしょうか？
ぜひおすすめしたいのは、紙で運用（手書き作業）している資料の「デジタル化」です。
まずは紙で運用している資料に目をつけてみましょう！
ここでいう「デジタル化」とは、高価で複雑なシステムを導入することではなく、
googleスプレッドシートを用いて、PCでデータ入力と共有するやり方に変更しましょうという意味です。
この紙資料のデジタル化は分かりやすい形で劇的に業務効率が改善します！
売上集計作業に毎日30分かかっていたのが、５分で済むようになった事例もあります。
この改善（紙資料のデジタル化）は業種を問いません。
どんな業種でも劇的な効率化ができちゃいます！
ぜひとも紙で管理している資料があるかを確認してみてください。
紙資料のデジタル化をおすすめする２つの理由
紙資料のデジタル化をすすめる理由をもう少し深く掘り下げると以下の２つになります。
- 分かりやすくて高い効率改善効果が期待できる
- 資料作成が簡単
【 ➀ 分かりやすくて高い効率改善効果が期待できる 】
最も分かりやすい効果は、劇的な作業時間の短縮です。
時間短縮によって確実に手間は省かれるのはもちろんのこと、利益の向上につながります。
この店舗では日計表（毎日の店舗売上を記録する）をもちいて毎日の売上を記録しているのですが、
以前は電卓で売上計算して紙に手書きしていました。
それをスプレッドシート（表計算）へのデータ入力に変更し、売上集計も自動計算できるようにした結果、毎日30分かかっていた売上集計作業が5分で終わる様になり、毎日25分の作業時間短縮を実現させました。
この時間短縮を月（30日換算）で計算すると
25分 × 30日 ＝750分 ＝12時間30分 12時間30分もの時間短縮を実現！
その空いた時間で何ができるでしょうか？
店内の改善作業など、しっかり取り組みたい業務に時間をさくことができます。
作業時間の短縮はどこでも発生している「時間が足りない」というよくある問題を解決させることが可能になります。
それだけではありません。
仮に、パートさんの時給を1,000円とした場合、
1,000円 × 12時間30分 ＝ 12,500円
電卓叩いて数字を記入する作業に毎月12,500円かかっていたという計算になり、
その金額分の作業コストを効率化によってカットさせたという事になります。
これらのメリット（12時間30の時間短縮と12,500円の作業コスト削減）に対して、
例えば
- 勤務時間を減らす（＝経費の削減）
- 別の業務をやってもらう（＝作業効率の向上）
などの選択ができるようになったので、生産性と利益の向上が具体的に見えました。
数字データがデジタルになったので今まで出来ていなかった売上結果の動向や分析も出来るようになり、
実績値を用いて店舗戦略を行うことが可能になりました！
今回紹介した雑貨店の事例をもっと詳しく紹介している資料がありますので
「具体的に何をしてどうなったのか？」をぜひご確認ください。
【 ② 資料作成が簡単 】
なぜ簡単だと言えるのかと言いますと、既に紙の資料があるから。
おそらく今の紙資料は、ワードやエクセルデータなどで作った表になっているかと思います。
ということは、項目内容や記入箇所を示した「表の構成」は既にあるので、
イチから新たに構成を考える必要もありません。
極端な話、エクセルを印刷して手書きしているなら
「印刷しないでエクセルに直接データ入れてしまえ！」という話でもあります。
表の構成があるのであれば、
デジタル化するための資料は初めからほぼ出来ている！
といっても過言ではありません。
ですので紙資料のデジタル化のスタート自体は、項目の構成が既にあるので手を付けやすいと言えます。
イメージ画像（売上記録を紙からデジタル化する例）
紙で管理している資料を・・
⇩
デジタル化！！（スプレッドシートで作成）
エースラボでもお客様から頂いた紙資料の構成を元にデジタル化するパターンがほとんどであり、
作成自体もモデルがあるのでスムーズに作成できてます。
もし紙管理の資料があるのであれば、ぜひともこの機会にデジタル化をおすすめします！
とりあえずはgoogleスプレッドシートを使って紙の表をシート化してみてください。
googleスプレッドシートの扱いが難しい場合はエクセルを使用してもOKです。
表計算が分かるスタッフがいらっしゃる場合は、
「この紙管理の資料をスプレッドシートにしてそっちで管理できる？」と依頼すれば問題なくやってもらえるかと思いますよ！
とは言うものの、「難しい」「分からない箇所がある」など悩んでしまう場合は
無料相談を受付しておりますので
エースラボの伊藤までお気軽にご相談ください。
紙資料のデジタル化のお悩みにお応えいたします！
今回は数字管理関係の資料を前提とした内容でしたが、
次回は日報（報告書）などのデジタル化について、
「googleフォーム」というgoogleが提供するwebで入力できるアプリを用いて詳しく説明したいと思います！
2022年2月23日
2024年11月29日改訂
DXはいきなり社内の業務全体を変える必要はありません。
一気に全体を変えようとしても上手くいきません。