第11回「googleフォーム」をかしこく活用

毎回やたらと点がかかるデータの集計・分析業務を完全自動化！！

未来永劫作業不要の仕組みが作れる！！「googleフォーム」

こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
前回に引き続き、今回も情報収集のDX（デジタル化によるローコストで爆発的な業務改善）が実現できる「googleフォーム」についてのお話です。（「googleフォーム」に関する記事はこれで最後になります）

前回は、業務のやり方を「googleフォーム」に差し替えることで、人手のかかる仕事を減らせるという点と、実際に「googleフォーム」で業務を始める方法をお伝えいたしました。
今回は、「googleフォーム」で集めたデータを自動で集計・分析する仕組みを作ります。更に人手のかかる業務を削減させましょう！というお話を事例も交えながらお届けいたします。

毎日の売上実績、訪問件数や成約件数、製品生産量などなど・・。業種業態によって内容は様々かと思いますが、会社が掲げる目標を達成するために必要不可欠で重要なデータを日々管理されているかと思います。
その御社にとって重要なデータの管理、「googleフォーム」を用いることで
業種問わず簡単に自動化することが可能です。
具体的には
・毎日データが自動でたまる
・自動でデータの集計、分析までしてくれる
という、重要なデータを手間暇かけずに自動管理できる環境がすぐに出来上がります。

これによりデータの集計・分析にかけてた人数と時間はまるまる空くので
人手がかかる仕事を更に１つ無くすことができます。
数字を扱える優秀な人材の時間を空けることができることで、結果的に会社全体の生産能力も向上させることができます。
また、データはいつも最新！データの鮮度を保つ手間もいりません。
計算ミスもおこりません！間違ったデータで判断ミスしてしまうという損失リスクもなくなります。
そして、この仕組みは１度作ってしまえばずっと使えます。

では、実際にどうやってデータ管理の自動化を行うかといいますと、
「googleフォーム」と「スプレッドシート」との連動です。

これについて少し説明します。
「googleフォーム」には回答データをスプレッドシートに自動転送できる機能が
始めから備わっております。（設定自体は超簡単で、マウスクリック２回でできちゃいます。）

「googleフォーム」で数字報告を行うフォームを作成し、
この機能（スプレッドシートへの自動転送）を利用するだけで
・「googleフォーム」で数値データを送信
　⇩
・自動でスプレッドシートに数値データがたまる
　⇩
・スプレッドシートで数値データの自動集計・分析を行う（しかも勝手に更新してくれる）
という流れを簡単に作ることができ、
重要なデータがほっといても収集・分析される仕組みができちゃいます。

簡単にではありますが、現在業務効率化のお手伝いをさせて頂いているとある家具店での
事例を紹介します。
非常に重要だけど大変だった業務が、非常に重要だけど簡単になったお話です。

この家具店では毎月の売上目標を達成するために業務日報を有効活用していました。
「接客件数」や「成約率」、「成約金額」などの店舗にとって重要なデータを業務日報を通じて毎日収集しています。
当時は紙で業務日報を運用しており、管理していた店舗マネージャーの業務が大変で、業務日報の回収管理だけでも毎日30分かかっていました。

数字の集計・分析も大変な手間で毎月2日かけてデータ集計・分析を手作業で行っていました。計算ミスなんかも度々発生しその都度余計な時間がかかったりと、とても効率的な働き方とは言えない状態でした。

また、情報のスピードも遅く、データの自由な加工もできない状態なので、
データを店舗運用に上手に活用しきれていない課題も発生していました。
そんな業務日報の管理を「googleフォーム」に変更。

「スプレッドシート」との連動機能も活用し
・実績データは毎日勝手にたまる
・スプレッドシートが自動で実績数字の集計・分析をしてくれる
という自動構造に変更。

以前は店舗マネージャーが苦労して業務日報の管理、データ集計を行っていましたが、全て自動化される仕組みを構築したことで業務自体が不要になりました。

しかも「googleフォーム」をやめない限りこの仕組みを永久的に稼働させることが可能なでので、１度仕組み化するだけで今まで手間暇かけていた業務は今後ずっと不要に。
店舗マネージャーの業務負担を減らせた（時間を空けた）ことで、店舗改善にかけられる業務時間が大きく増え、店舗全体の生産性が向上。店舗の質と業績向上に繋がる結果となりました。

参考画像：「googleフォーム」の回答内容をスプレッドシートに自動転記

スプレッドシートで集めた回答データに関数（計算式）を用いることで、
例えば「日毎の売上実績が分かる集計表を作りたい」など、自分で好きなように
自動集計・分析をする「仕組み」を作ることができます。

参考画像：「Googleフォーム」の回答データから月毎の実績値を自動集計

・実績データは毎日勝手にたまる
・スプレッドシートが自動で数字実績の集計・分析をしてくれる
という自動構造の構築は業務の削減と効率化に大きな効果を生み出してくれます。

最初だけスプレッドシートで作表するという手間はありますが、最初の１回だけです。
１度作ってしまえばずっと使える仕組みになります。
会社規模も業種は関係なく活用できますので、無料でできるＤＸ化の１つとして
ぜひともおすすめしたい手法です。

事例で登場した「googleフォーム」から「スプレッドシート」に
回答データの自動転送機能を使う方法は非常に簡単で、わずか２クリックで完了します。

①「googleフォーム」の上メニューにある「回答」をクリック
②「スプレッドシートにリンク」をクリック

さて、この後は実際にスプレッドシート上で回答データに対して自動集計・分析の設定を行うのですが・・これには関数の知識が必要になってきます。
関数の知識をお持ちの方は問題ございませんが、「関数はよく分からない」という方にとっては難しい課題になってしまうかと思います。
この問題を解消するため、私から２通りの解決策を提案いたします。

解決案①：社内の関数が詳しい方に依頼する
社内の関数に詳しい方に本記事を読んでもらい、ご相談してみてください。
「googleフォーム」の内容と目的をお伝えいただければ、おそらく、問題なくスプレッドシート上に集計・分析を実施する関数を設定していただけるかと思います。

————-※ここは詳しい方へ向けた文章になります————-
回答データを収集しているスプレッドシート内に新しい空白のシートを追加し、
そこへ目的にそった関数（回答データからの条件抽出（または計算））を設定します。
例えば、氏名や取引先名など、回答データから特定のキーワード「filter関数」を、
回答結果の条件を絞って数値計算をしたい場合は「sumif（またはsumifs）関数」などを用います。
※もしかしたら少し手間に感じるかもしれませんが、実際にはそこまで手はかかりません。
また、１度作ってしまえば今後ずっと自動集計・分析をしてくれますので、
現場の皆様にとっても非常にメリットが高い仕組みを構築できるかと思います。
—————-※ここまで————————————————–

解決案②：無料で伊藤に依頼する
エースラボＤＸ研究員である私伊藤が展開する「簡単シンプルＤＸ」ではＤＸお試し無料体験を実施中です。
その無料ＤＸ体験に申し込むという形で、伊藤に直接作成のご依頼をください。
「googleフォーム」と「スプレッドシート」を用いて、ご希望にそった回答データの収集、データ集計・分析の仕組みを無料で構築させて頂きます。
完成品はそのまま納品させていただきますので実際の業務にご活用ください。
もちろん、
・社内でやってみたけどいまいち上手くいかなかった。
・自分でやること自体が手間なので依頼したい。
という方も大歓迎です！
という訳で、どなたでもお気軽にご相談ください。