第14回　「googleドライブ」を活用すること

業務をDX化できる環境を作るのに費用やITの知識はいりません。

「googleドライブ」を活用することで、データ紛失、漏洩も防ぐデータ管理のDX化が難しい設定は一切不要でできます。

こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。

今回も、エースラボ「簡単シンプルＤＸ」で活用中の無料かつ簡単に実践できる業務DX化環境作りについて触れていきたいと思います。

前回は、googleが提供している無料ツール

googleドライブ（クラウドデータサービス）
googleスプレッドシート（表計算）
googleドキュメント（文書作成）

この3つがあれば業務をDX化することが可能であるという事と、これらを無料で使える様にするために「googleアカウント」を作成しましょう。という事をお伝えしました。

今回は、紹介した無料ツールの１つ「googleドライブ」（クラウドサービス）
について詳しくお話したいと思います。

「googleドライブ」とは、いわゆるgoogleのクラウドサービスで、様々なデータを15GBまで無料でデータをオンラインであるクラウド上に保存できます。

エクセルで作った売上実績データも、ワードで作った契約書も、PDFで保存している領収書も、業務で使われているデータは全て
マウスでドロップ＆ドラックするだけで、クラウド保存ができちゃいます！難しい手順は一切不要です。

エースラボ「簡単シンプルＤＸ」では、これまで全国の多種多様な業種の中小企業様の業務の見直しに携わり、延べ90件以上の業務をDX化（デジタル化によるローコストで爆発的な業務改善）してきましたが、お客様とのデータの共有は全てこのgoogleドライブにて行っております。

画像：googleドライブの画面

データをクラウド保存することで、データ管理業務自体が楽に・便利に・安全になるという様々なメリットがあります。

まず、データの管理が分かりやすく楽ちんになります。

例えば、

「データ保存先が複雑なってしまってていて、欲しい資料が見つからない」

「データ管理ができていなくてどこに何のデータがあるのか把握できてない」

など、データ関連で一苦労した経験はございませんか？

googleドライブにまとめてデータを上げておけば

１つのまとまった場所（クラウド）にデータが保存されますので「データが見つからない」というトラブルはなくなります。
また、ネット検索の様な感じで、ファイル名検索で資料を探すことができるのでどこのフォルダにあるかなど関係なく、ものの数秒で探せるようになり、データ検索に手間取るという時間の無駄はゼロになります！

データの重複（ダブり、類似データファイルの発生）の排除にも効果的です。

データの重複でよく見かける「ダブり」は、本来は１つ作成すればいいデータを２つも３つも作ってしまっているというケースで、作業に倍以上の余計な時間を費やしている可能性があり非常に非効率です。

類似データファイルの発生も、よく見かける業務非効率の原因の１つです。

エクセルファイルのコピーや、メールからのエクセルファイルのダウンロードなどを繰り返した結果、気づけばPC上に似た様なデータファイルが複数あって混乱したことはございませんでしょうか？

これは「正しい最新データ」がどれか分からずデータの確認、共有に手間取ってしまい、業務の進行に時間と手間を無駄に発生させているケースが非常に多いです。
更に、お互いに認識しているデータが違っていたのが原因で、場合によっては業務に支障をきたす事もあります。

googleドライブにてデータを全員で共有することで、同じ１つのデータ資料を一緒に見て、一緒に編集（共同編集）できる様になります。これにより非効率でしかないデータの重複（ダブり、類似データ）をなくすだけでなく、常に「正しい最新データ」が全員同時にいつでも確認できるようになり、作業効率が非常に良い環境になります。